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E-Mail-Archivierung: Rechtssicher, effizient und zentral verfügbar
Samstag, 12. April 2025
Warum jedes Unternehmen über eine professionelle Archivierungslösung nachdenken sollte
In einer Geschäftswelt, in welcher alles über digitale Kanäle ausgetauscht wird, ist die E-Mail Nachricht eines der wichtigsten Kommunikationsmittel. Täglich gehen unzählige Mails ein und aus – mit Informationen, Verträgen, Belegen und Absprachen, die geschäftsrelevant sind. Doch was passiert mit diesen Daten, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt? Oder wenn ein Mail aus Versehen gelöscht wird? Und wie erfüllt man dabei gleichzeitig die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten?
Eine professionelle E-Mail-Archivierung kann hier Klarheit und Rechtssicherheit schaffen.
Warum E-Mail-Archivierung für Unternehmen unerlässlich ist
Für Unternehmen – insbesondere für KMU – bringt eine strukturierte E-Mail-Archivierung viele Vorteile. Einerseits reduziert sie Risiken im Zusammenhang mit Datenverlust, Compliance-Verstössen oder rechtlichen Anforderungen. Andererseits ermöglicht sie den schnellen Zugriff auf geschäftsrelevante Informationen, auch wenn diese Jahre zurückliegen oder der ursprüngliche Absender nicht mehr im Unternehmen tätig ist.
Vor allem in folgenden Fällen ist eine Archivierungslösung von besonderer Bedeutung:
- Zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten
- Zur Sicherstellung des Zugriffs auf relevante Kommunikation (z. B. bei Audits, Kundenstreitigkeiten oder internen Untersuchungen)
- Zum Schutz vor Datenverlust bei Systemausfällen oder versehentlichem Löschen
- Für Unternehmen, die Mitarbeitenden den E-Mail-Zugriff per Smartphone oder aus dem Homeoffice ermöglichen – Stichwort: Datensicherheit
Gesetzliche Anforderungen und datenschutzkonforme Umsetzung
Aufbewahrungsfristen gemäss Obligationenrecht (OR)
Das Schweizer Obligationenrecht (OR) verpflichtet Unternehmen dazu, bestimmte geschäftliche Unterlagen während einer festgelegten Zeit aufzubewahren. Die zentrale Norm dazu ist Artikel 958f OR, der zwei Fristen definiert:
- 10 Jahre: Für Buchhaltungsunterlagen, Belege, Verträge und E-Mails mit buchungsrelevantem Inhalt. Die Frist beginnt mit dem Abschluss des jeweiligen Geschäftsjahres.
- 20 Jahre: Für Unterlagen im Zusammenhang mit unbeweglichen Gegenständen (z. B. Grundstückgeschäfte, Immobilienkaufverträge). Hier ist eine verlängerte Archivierungsdauer gesetzlich vorgeschrieben.
Das bedeutet: Auch E-Mails, die relevante Informationen zu Geschäftsvorgängen enthalten, müssen in vielen Fällen über ein Jahrzehnt hinweg aufbewahrt werden – revisionssicher, vollständig und unveränderbar.
Zugriff auf E-Mail-Postfächer ausgeschiedener Mitarbeitender
Was passiert mit den E-Mails, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt? Diese Frage betrifft sowohl technische wie rechtliche Aspekte.
Grundsatz: Geschäftliche E-Mails gehören dem Unternehmen
Dienstliche Mails, die über das geschäftliche E-Mail-Konto eines Mitarbeitenden empfangen oder versendet wurden, gelten als Teil des Unternehmensvermögens – das heisst: Der Arbeitgeber darf in der Regel darauf zugreifen. Wie immer ist die Situation hier nicht so einfach – da auch geschäftliche E-Mails oft Privates enthalten.
Einschränkung: Datenschutz und Persönlichkeitsrechte
Wurde den Mitarbeitenden die private Nutzung der geschäftlichen E-Mail-Adresse erlaubt (explizit oder stillschweigend), muss zwischen privaten und dienstlichen Nachrichten unterschieden werden. Gemäss Artikel 328 OR sowie den Vorgaben des Datenschutzgesetzes (DSG) ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Persönlichkeit der Mitarbeitenden zu schützen – auch nach deren Austritt.
Empfehlung für die Praxis:
- Interne IT-Regelungen sollten klar definieren, ob private Nutzung erlaubt ist.
- Der Zugriff auf das Postfach eines ausgeschiedenen Mitarbeitenden sollte nur erfolgen, wenn eine schriftliche Einwilligung des Mitarbeiters besteht und geschäftliche Gründe dies erfordern.
- Empfehlenswert ist die Einrichtung von automatischen Abwesenheitsmeldungen und die gezielte Weiterleitung relevanter E-Mails an andere Ansprechpersonen.
- Definierung automatisierter Archivierungsregeln welche sicher stellen das alles von Geschäftlicher Relevanz im Archiv zu finden ist.
REDDOXX MailDepot – Ihre Lösung für rechtssichere E-Mail-Archivierung
Maximale Kontrolle, gesetzliche Sicherheit und moderne Benutzerfreundlichkeit
Damit E-Mail-Archivierung nicht nur eine Pflicht, sondern ein echter Mehrwert für Ihr Unternehmen ist, setzen wir bei unseren Kunden auf die Lösung REDDOXX MailDepot. Diese TÜV-zertifizierte Archivierungsplattform erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen und geht dabei weit über das gesetzlich Notwendige hinaus: Sie bietet Komfort, Performance, Sicherheit und ein Höchstmass an Flexibilität.
Unterstützte E-Mail-Systeme – volle Kompatibilität für jede Umgebung
REDDOXX lässt sich nahtlos in verschiedenste Infrastrukturen integrieren – ob lokal oder in der Cloud. Unterstützt werden unter anderem:
- Microsoft Exchange (Bspw. unser Hosted Exchange Service)
- Microsoft 365 (Office 365)
- Lotus Notes
- OX – Open Xchange
- Postfix
- Tobit David
- Kerio
- Kolab
- Novell GroupWise
- Weitere Mailserver werden unterstützt
Diese breite Kompatibilität macht REDDOXX zur idealen Lösung für Unternehmen mit unterschiedlichsten IT-Landschaften.
Leistungsstarke Features für Ihre tägliche Arbeit
- Volltextindizierung & schnelle Suche
Alle E-Mails und Anhänge werden vollumfänglich indexiert – das heisst: Selbst Inhalte aus PDF-, Word-, Excel-, ZIP- oder anderen Dateitypen sind durchsuchbar. Über eine intuitive Suchmaske finden Sie jede E-Mail in Sekundenschnelle. - Individuelle Archivierungsregeln
Archivieren Sie gezielt:
- Nur bestimmte Postfächer oder Gruppen
- Nur ein- oder ausgehende E-Mails
- E-Mails mit oder ohne Anhang
- Basierend auf Schlüsselwörtern, Domains, Absendern, Empfängern
- Rechtssichere Speicherung
Archivierte E-Mails werden verschlüsselt, revisionssicher und manipulationsgeschützt abgelegt. Sie erfüllen damit alle Anforderungen nach DSGVO, GoBD sowie dem Schweizer OR. - Vielfältige Zugriffsmöglichkeiten
- Outlook-Integration: Recherchieren und Wiederherstellen direkt aus Outlook.
- Webzugriff: Browserbasierte Nutzung – auch von unterwegs.
- Mobile Apps: Für iOS und Android – ideal für Geschäftsreisende oder mobile Teams.
- Compliance & Kontrolle
Funktionen wie das Vier-Augen-Prinzip, Legal Hold (Rechtssperre) oder Exportprotokolle bieten zusätzliche Sicherheit und Nachvollziehbarkeit – z. B. bei rechtlichen Verfahren oder Audits.
Fazit: Archivieren Sie richtig – mit Mehrwert für Ihr Unternehmen
Eine gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung ist längst keine Option mehr, sondern Pflicht. Dies ist nicht nur relevant betreffend der Aufbewahrungspflicht, sondern auch im Streit mit Mitbewerbern, Kunden und ehemaligen Mitarbeitern. Denn nur eine saubere E-Mail-Archivierung können Unternehmen in diesen Fällen den tatsächlichen Ablauf und Tatbestand lückenlos dokumentieren.
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Stefan Szalai |
Stefan Szalai (Info Banner mit Bild, E-Mail, Buchungslink und Telefon)
Haben Sie noch keine Archivierungslösung und wollen Ihre E-Mails rechtssicher in die Zukunft führen?
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