Wie evaluieren Sie die beste IT-Lösung für Ihr Unternehmen?

Die Auswahl der richtigen IT-Lösung ist entscheidend für den Erfolg Ihres Unternehmens. Obwohl es keine universelle Lösung gibt, existieren bestimmte Grundsätze, die für den Entscheidungsprozess relevant sind – von der IT-Infrastruktur bis hin zu Softwarelösungen. Die IT bildet das Rückgrat jeder Unternehmung. Die IT-Infrastruktur stellt das Fundament dar, auf dem die verschiedenen Software-Bausteine aufbauen. Was kurzfristig günstig erscheint, kann langfristig kostspielig werden. Deshalb ist eine fundierte Vorgehensweise essenziell.

Die wichtigsten Schritte im Überblick

1. Was sind ihre Bedürfnisse?
   Die Ermittlung der Bedürfnisse ist der erste Schritt. Es ist wichtig, den Aspekt der Zeit zu berücksichtigen. Auch wenn die Zukunft nicht vorhersehbar ist, können Trends sich durchsetzen. Zukünftige Regulierungen und Branchenstandards, die aktuell diskutiert werden, sollten bereits in die Überlegungen einbezogen werden. Chancen und Risiken müssen bei der Erarbeitung und Gewichtung der Bedürfnisse ebenso berücksichtigt werden.
   • Bedarfserhebung
     Welche Probleme sollen mit der Lösung behoben werden? Zu Beginn sollten alle möglichen Bedürfnisse gesammelt werden, ohne diese sofort zu bewerten.

   • Relevanz
     Anschliessend erfolgt die Bewertung der Relevanz dieser Bedürfnisse. Diese können beispielsweise auf einer Skala von 1 (nicht relevant) bis 5 (unverzichtbar) eingestuft werden.

2. Berücksichtigung der Interessengruppen
   • Identifikation
     Welche Interessengruppen gibt es? Dabei gilt es zu klären, welche internen und externen Gruppen direkt oder indirekt mit dem System in Kontakt kommen. Dazu gehören Abteilungen, Kunden oder Lieferanten.

   • Kontaktintensität
     Wie intensiv ist der Kontakt der Gruppen mit dem System? Gruppen, die das System zu 90 % ihrer Arbeitszeit nutzen, haben einen besonders hohen Einfluss. Dagegen sind Gruppen, die lediglich E-Mails aus dem System erhalten, weniger relevant.

3. Erarbeitung eines Kriterienkatalogs
   • Erhebung
     • Inputs/Kriterien Interessengruppen
       Die Bedürfnisse und Anforderungen der Interessengruppen werden mittels Umfragen oder qualitativen Interviews gesammelt.

     • Kriterien auf Unternehmensebene
       Die grundlegenden Kriterien wie «Kompatibilität» (jetzt und in Zukunft), die «Fixkosten» und «variablen Kosten» sowie die zu erwartende «Effizienzsteigerung» sind stets von Bedeutung. Weitere für das Unternehmen übergeordnete Kriterien sind ebenfalls vom Management zu erarbeiten.

   • Gewichtung
     Nach der Erhebung erfolgt eine Bewertungsrunde durch alle Interessengruppen. Die Ergebnisse der einzelnen Gruppen werden zu einem Gesamtergebnis zusammengeführt.

   • Beispiel
     System: ERP
     Bedürfnis: Kommunikation mit Externen 
     Gewichtung der Gruppen: Sachbearbeiter 5, Kunden 3, Logistik 2
     Umfrageergebnisse: Sachbearbeiter 5, Kunden 1, Logistik 3 
     Ergebnis: (5×5) + (3×1) + (2×3) = 34 von 75 Punkten

   • Entscheid Management
     Abschliessend werden die Bedürfnisse und Kriterien vom Management überprüft, erweitert oder reduziert sowie final gewichtet.

4. Lösungssuche
   • Recherche
     Anhand der definierten Kriterien werden mögliche Lösungen gesucht. Lösungen, die wesentliche Kriterien nicht erfüllen, werden direkt ausgeschlossen.

   • Vergleich
     Die verbleibenden Lösungen werden in einer Entscheidungsmatrix verglichen.

   • Testphase
     In der Testphase führen die relevanten Interessengruppen, die am intensivsten mit dem System arbeiten werden, einen umfassenden Test durch. Dabei werden alle Prozesse, die im System abgebildet werden sollen, auf ihre Funktionsfähigkeit hin überprüft. Im Fokus stehen die tatsächlichen Leistungsfähigkeiten des Systems sowie die Benutzerfreundlichkeit. Sollten mehrere Systeme in der bisherigen Evaluation ähnlich gut abgeschnitten haben, können diese parallel gegeneinander getestet werden, um die beste Lösung zu identifizieren.

5. Entscheidung
   • Verhandlungen
     In dieser Phase werden die Verhandlungen mit den Anbietern aufgenommen. Es ist ratsam, nicht nur mit dem Anbieter der favorisierten Lösung zu verhandeln, sondern auch mit ein bis zwei weiteren valablen Alternativen. Denn die Kosten, in Kombination mit dem zu erwartenden Effizienzgewinn, sind ein zentraler Faktor. Sollte die favorisierte Lösung im Verhältnis zum Effizienzgewinn deutlich teurer sein als die zweitbeste Option, könnte es sinnvoll sein, zugunsten der zweitbesten Lösung zu entscheiden.

   • Finaler Entscheid
     Auf Grundlage der durchgeführten Evaluation und der Verhandlungsergebnisse trifft das Management die finale Entscheidung.

Herausforderungen

• Fachwissen & Expertise
  Die Durchführung dieses Prozesses erfordert Fachwissen auf zwei Ebenen. Zum einen ist umfassendes Know-how im Projektmanagement notwendig, um ein solches Vorhaben erfolgreich im Unternehmen umzusetzen. Dabei geht es nicht nur darum, das Projekt effizient zu steuern, sondern auch darum, Widerstände zu vermeiden und möglichst alle Beteiligten in den Prozess einzubeziehen, um das Unternehmen voranzubringen. Zum anderen ist technisches Fachwissen essenziell, insbesondere wenn es darum geht, die Kriterien für die Evaluation zu definieren und zu überprüfen. Entscheidend ist hierbei, wie das System aufgebaut ist, um sicherzustellen, dass es heute und in Zukunft ohne hohe Investitionen kompatibel bleibt. Die Wahl der richtigen Lösung ist entscheidend für den zukünftigen Erfolg des Unternehmens. Expertise spielt hierbei eine zentrale Rolle, um die beste Lösung zu finden. Falls diese Expertise im Unternehmen nicht vorhanden ist, empfiehlt es sich, externe Fachleute hinzuzuziehen.

• Instruktionen
  Eine klare und zielgerichtete Instruktion der Beteiligten ist entscheidend. Die Ziele, der relevante Zeithorizont und die Kostenaspekte müssen geklärt werden, um präzise Briefings zu erstellen. Nur wenn die Befragten genau wissen, was von ihnen erwartet wird, können sie wertvolle Inputs und Bewertungen liefern.

• Ergebnisoffenheit
  Oft wird bereits eine bevorzugte Lösung favorisiert. Dies kann jedoch das Ergebnis der Evaluation verfälschen. Unvoreingenommene Mitarbeiter oder externe Berater können helfen, die Objektivität des Prozesses zu sichern.

• Zeitmanagement
  Entscheidungen, die für den Erfolg eines Unternehmens von wesentlicher Bedeutung sind, sollten niemals unter Zeitdruck getroffen werden. Idealerweise beginnt die Evaluation bereits bei den ersten Anzeichen dafür, dass ein bestehendes System das Ende seines Lebenszyklus erreicht oder neue Anforderungen einen Austausch erforderlich machen. Auch Systeme, welche die Produktivität steigern sollen, zeichnen sich durch externen Druck seitens des Marktes und der Wettbewerber oft frühzeitig ab. In solchen Fällen ist es besonders wichtig, die Systeme gründlich zu testen und die zugrunde liegenden Prozesse zu überprüfen. So sind Sie bestens vorbereitet, wenn der Wechsel ansteht, und stärken Ihre Verhandlungsposition gegenüber den Anbietern.

• Mitarbeiter ins Boot holen
  Gerade wenn bestehende, zeitintensive Prozesse durch ein neues, deutlich effizienteres System ersetzt werden sollen, ist es entscheidend, die Mitarbeiter von Anfang an einzubinden. Häufig arbeiten Teams mit Excel-Tabellen, E-Mails und verschiedenen Systemen, die nun in ein integriertes System überführt werden sollen, welches erheblich Zeit spart. Mitarbeiter machen sich in solchen Fällen oft berechtigte Sorgen über mögliche Entlassungen. Hier bietet sich eine parallele Wachstumsstrategie an, die auf Umsatzsteigerungen durch bessere Kundenbetreuung und verstärkte Kundenakquise abzielt. Das Ziel sollte eine Vorwärtsstrategie sein, bei der die freiwerdenden Ressourcen für Wachstum genutzt werden, anstatt nur Kosten zu senken. Klären Sie im Voraus, welche Mitarbeiter neue Aufgaben übernehmen, welche neuen Rollen entstehen und wer diese besetzen wird. Wenn diese Punkte klar kommuniziert sind, sind die Mitarbeiter eher bereit, den Wandel zu unterstützen. Viele Umstellungen, die Effizienzgewinne und Restrukturierungen anstreben, scheitern nicht an den Systemen oder Prozessen, sondern am Widerstand der Mitarbeiter, die keine Vorteile erkennen und stattdessen Nachteile befürchten.

Die Wahl der richtigen IT-Lösung erfordert eine sorgfältige Evaluation. Die ServerBase AG unterstützt Sie dabei gerne, sei es beim Austausch einer bestehenden IT-Infrastruktur oder bei der Suche nach einer neuen Softwarelösung durch die Vermittlung von Kontakten.